چگونه از گوگل ویس در کسب و کار خود استفاده کنیم؟

گوگل ویس یک سرویس تلفنی VoIP (Voice over Internet Protocol) است که به شما امکان می دهد تماس ها و پیام های مربوط به کسب و کار را برقرار کرده و دریافت کنید.

بهترین سیستم‌های تلفنی برای کسب‌وکارهای کوچک، برخلاف دکل‌های تلفن همراه، از اینترنت استفاده می‌کنند که به شما امکان می‌دهد از همه دستگاه‌هایتان تماس بگیرید و تماس بگیرید. همانطور که می‌دانید، این ارتباط با مشتریان، همکاران و ارتباطات تجاری شما را بسیار در دسترس‌تر می‌کند و راحت‌تر می‌شود، زیرا نیازی نیست نگران تماس مشتریان با شماره تلفن شخصی شما یا نگرانی در مورد سیم‌کارت در زمانی که در خارج از کشور هستید باشید. آیا می توانید با برنامه های سلولی خداحافظی کنید؟ این یک راهنمای جامع در مورد چیستی Google Voice برای کسب‌وکار، نحوه کارکرد آن و اینکه آیا این سرویس برای شما و کسب‌وکار کوچک شما مناسب است.

Google Voice چگونه کار می کند؟

Google Voice برای Google Workspace با طرح شخصی Google Voice متفاوت است. در حالی که طرح شخصی Google Voice رایگان است، ویژگی‌های بسیار محدودی ارائه می‌دهد، برای تیم‌ها مناسب نیست، در خارج از ایالات متحده در دسترس نیست، و داشتن بیش از یک شماره Google دشوار است. Google Voice personal شماره تلفنی برای تماس، پیامک و پست صوتی به شما می‌دهد  همین. هیچ ویژگی بهره وری یا همکاری تیمی را برای اجرای واقعی یک تجارت ارائه نمی دهد.

از آنجایی که Google Voice یک سرویس VoIP است، از اتصال اینترنت شما برای انتقال تماس ها و پیام ها استفاده می کند.

برای استفاده از Google Voice، به یک گوشی هوشمند، تبلت یا رایانه با دسترسی به اینترنت نیاز دارید. از طریق Wi-Fi یا طرح داده کار می کند، بنابراین می توانید در حال حرکت به آن متصل شوید.

می‌توانید شماره Google Voice جدیدی دریافت کنید یا شماره تلفن موجود خود را پورت کنید. همچنین می‌توانید یک شماره Google Voice دریافت کنید و تماس‌هایی را که به آن شماره می‌آیند به هر شماره تلفن دیگری که دارید ارسال کنید – چه شماره تلفن همراه شخصی شما، چه تلفن ثابت دفتر (اگرچه چه کسی دیگر این شماره را دارد؟) یا تلفن خانه. با این رویکرد، نیازی به داشتن تلفن هوشمند با دسترسی به اینترنت ندارید می‌توانید به سادگی تماس‌های Google Voice را در جای دیگری فوروارد کنید.

چگونه Google Voice را برای کسب و کار کوچک خود راه اندازی کنید

اگر می‌خواهید یک شماره Google Voice جدید برای Google Workspace دریافت کنید، راه‌اندازی آن نیاز به انجام کارهای سنگین دارد:

1-در کامپیوتر خود، به وب سایت Google Voice بروید.
2-روی «شروع به کار» کلیک کنید. (اگر از شما می خواهد یک طرح قیمت گذاری را انتخاب کنید، این کار را انجام دهید – باید در مرحله 5 انتخاب خود را مجدداً انتخاب کنید.)

3-از شما خواسته می شود به حساب Google Workspace خود وارد شوید (فقط مشتریان Workspace واجد شرایط استفاده از Google Voice برای تجارت هستند). حساب کاربری ندارید؟ یک حساب Google Workspace ایجاد کنید. طرح‌های Google Workspace از 6 دلار برای هر کاربر شروع می‌شود (این بالاتر از هر طرحی است که در Google Voice برای Google Workspace ثبت‌نام می‌کنید!).

4-پس از ورود به سیستم، روی «افزودن یا ارتقاء اشتراک» کلیک کنید.

5-روی «Google Voice» در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید. می‌توانید بین سه طرح انتخاب کنید: Google Voice Starter، Google Voice Standard، یا Google Voice Premier. طرح خود را با کلیک بر روی “شروع به کار” انتخاب کنید.

6-دوباره روی «شروع به کار» کلیک کنید، سپس روی «تسویه حساب» و وقتی از شما خواسته شد روی «ثبت سفارش» کلیک کنید.

7-مکان های اصلی یا فرعی خود (کشور یا منطقه خود) را در Google Admin تنظیم کنید.

8-مجوزها را برای همه اعضای تیم خود اختصاص دهید (حتی اگر یک کارآفرین انفرادی هستید، باید قبل از استفاده از Google Voice مجوزی به خود اختصاص دهید).

9-در نهایت، شما آماده هستید تا کد منطقه و شماره تلفن را به تیم خود اختصاص دهید. می توانید به کارمندان اجازه دهید شماره خود را انتخاب کنند یا شماره جدیدی را برای آنها اختصاص دهند. (توجه: برای اختصاص شماره تلفن در خارج از منطقه محل سکونت خود یا اختصاص یک شماره کانادایی، باید اشتراک Premier داشته باشید.) Google Voice از شماره های رایگان پشتیبانی نمی کند.

10-در نهایت، شما آماده هستید تا کد منطقه و شماره تلفن را به تیم خود اختصاص دهید. می توانید به کارمندان اجازه دهید شماره خود را انتخاب کنند یا شماره جدیدی را برای آنها اختصاص دهند. (توجه: برای اختصاص شماره تلفن در خارج از منطقه محل سکونت خود یا اختصاص یک شماره کانادایی، باید اشتراک Premier داشته باشید.) Google Voice از شماره های رایگان پشتیبانی نمی کند.

11-اگر می‌خواهید شماره قدیمی خود را به جای انتخاب شماره جدید نگه دارید، باید شماره خود را (فقط در ایالات متحده و کانادا موجود است) به Google Voice منتقل کنید. یک سفارش پورت را شروع کنید، سپس جزئیات پورت خود را برای شروع درخواست پر کنید.

12-اکنون که حساب و شماره تلفن Google Voice شما آماده است، می‌توانید گروه‌های زنگ خود را (بنابراین چندین شماره بتوانند به یک تماس تلفنی دریافتی پاسخ دهند) و مراقب خودکار اگر Google Voice Standard یا Google Voice Premier دارید راه‌اندازی کنید. طرح.

13-اکنون که حساب و شماره تلفن Google Voice شما آماده است، می‌توانید گروه‌های زنگ خود را (بنابراین چندین شماره بتوانند به یک تماس تلفنی دریافتی پاسخ دهند) و مراقب خودکار – اگر Google Voice Standard یا Google Voice Premier دارید راه‌اندازی کنید. طرح.

14-اکنون آماده استفاده از Google Voice درکامپیوتر خود، راه‌اندازی باز ارسال تماس برای تماس‌های ورودی یا نصب برنامه Google Voice برای دستگاه تلفن همراه خود هستید.

چگونه می توانید از Google Voice برای کسب و کار خود استفاده کنید

صاحبان مشاغل کوچک از Google Voice به روش های زیر استفاده می کنند:

خدمات مشتری: استفاده از Google Voice به عنوان خط خدمات مشتری برای مشاغل کوچکی که به مشتریان خود پشتیبانی تلفنی ارائه می دهند مفید است.
استفاده از شماره‌های خارج از منطقه خدماتی خود: اگر در یک منطقه خاص به مشتریان خدمات ارائه می‌دهید، اما شماره تلفن محلی برای آن منطقه ندارید، دریافت یک شماره تلفن تجاری محلی در آن ایالت یا شهر بسیار مفید خواهد بود.

حریم خصوصی: به دلایل زیادی نباید از شماره تلفن همراه شخصی خود برای کسب و کار خود استفاده کنید یکی نبود کامل حریم خصوصی. Google Voice به شماره تلفن کسب و کار شما اجازه می دهد تا به تلفن همراه شما بازارسال شود.

تنظیم ساعات کاری: همچنین می‌توانید Google Voice را طوری پیکربندی کنید که تلفنتان فقط در ساعات مشخصی که تنظیم کرده‌اید زنگ بخورد تا در طول شب به تماس‌ها پاسخ ندهید.

محدودیت‌های Google Voice for Workspace

Google Voice یک راه حل VoIP با مدل قیمت مقرون به صرفه است. متأسفانه، با چندین محدودیت همراه است، از جمله:

1. فاقد انعطاف پذیری است

به عنوان یک قاعده، هر کاربر Google Voice فقط می تواند یک شماره تلفن مرتبط با آن داشته باشد. اگر به چندین شماره تلفن نیاز دارید (به عنوان مثال، اگر به چندین ایالت خدمات می دهید و می خواهید برای مشتریان مختلف محلی ظاهر شوید) باید یک جایگزین Google Voice را انتخاب کنید.

2. باید یک حساب Google Workspace داشته باشید

برای استفاده از Google Voice برای کسب و کار، باید یک حساب Google Workspace داشته باشید. از آنجایی که Google Workspace یک سرویس رایگان نیست، 6 دلار اضافی در ماه به برنامه شما اضافه می کند (حداقل).

3. بدون شماره تلفن رایگان

شماره‌های رایگان (شماره‌های 1-800) مهم هستند، به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچکی که به دنبال مراقبت از مشتریان خود هستند و به آن‌ها اجازه می‌دهند بدون نیاز به پرداخت هزینه‌های راه دور به شما دسترسی داشته باشند. اگر پشتیبانی مشتری را در سراسر کشور (کانادا + ایالات متحده آمریکا) ارائه می دهید، داشتن یک شماره تلفن رایگان برای خط پشتیبانی شما مفید خواهد بود. Google Voice شماره های 1-800 را ارائه نمی دهد، اما جایگزین هایی مانند OpenPhone ارائه می دهد.

4. محدودیت های حمل و نقل

اگر تصمیم دارید از Google Voice برای Google Workspace دور شوید، انتقال شماره خود به سرویس دیگری ممکن است دشوار باشد. برای شماره‌های ایالات متحده، آدرس در درخواست پورت باید با مکان اصلی که در کنسول Google Admin تنظیم کرده‌اید مطابقت داشته باشد.

5. بدون ادغام خارجی

Google Voice فقط با سایر برنامه‌های Google Workspace، از جمله Gmail، Google Calendar، Google Drive و Google Meet (قبلاً Google Hangouts) یکپارچه می‌شود. سیستم تلفن شما با سایر ارائه دهندگان، مانند سیستم های CRM (مانند Hubspot)، Zapier یا Slack یکپارچه نمی شود.

6. عدم همکاری تیمی

با Google Voice، نمی‌توانید به راحتی به هم تیمی‌های خود پیام ارسال کنید (و Ring Groups هزینه اضافی دارد). در عوض، برای فعال کردن پیام‌های تیمی، باید به برنامه دیگری – Google Chat – بروید. به‌علاوه، Google Voice اجازه نمی‌دهد تا در یک مکالمه با یکدیگر همکاری کنند.

7. بدون پاسخ خودکار یا قطعه

با Google Voice، نمی‌توانید با استفاده از پاسخ‌های خودکار یا گزیده‌ها، در زمان پیام‌های تکراری که باید در طول روز ارسال کنید، صرفه‌جویی کنید. در عوض، شما باید به صورت جداگانه برای هر سوال یا پیام مشتری، پاسخ‌هایی بسازید، که باعث اتلاف وقت و افزایش حجم کاری شما می‌شود.

8. شما نمی توانید کمپین های بازاریابی متنی راه اندازی کنید

با Google Voice، پیام‌های متنی فقط برای مکالمات یک به یک در نظر گرفته شده است. به عبارت دیگر، پیام های متنی برای ارسال پیامک به افراد است – نه متن های یک به چند. نمی‌توانید کمپین‌های بازاریابی را راه‌اندازی کنید که تبلیغات یا پیشنهادات ویژه را برای مشتریان یا مشتریان بالقوه ارسال می‌کنند.

9. رسیدن به عقب سخت تر است

در Google Voice، تماس‌ها، پیامک‌ها و پیام‌های صوتی همه در صندوق‌های ورودی جداگانه قرار دارند. اگر تیم شما نیاز به بررسی ارتباطات داشته باشد، سرعت گرفتن می تواند بسیار دشوارتر باشد و برای هر تیمی که می خواهد پاسخگو بماند، تنگناهای بزرگی ایجاد می کند.

آیا جایگزین بهتری برای Google Voice وجود دارد؟

آیا در آن فهرست محدودیت‌ها، برخی معامله‌گران وجود داشت؟ جای تعجب نیست که بسیاری از کاربران OpenPhone به دلیل کمبود امکانات، شماره خود را از Google Voice منتقل کرده اند.

OpenPhone یک سرویس شماره تلفن مدرن تمیز، ساده و کاربرپسند است که به طور خاص برای شما و کسب و کار کوچک شما ساخته شده است.