هر فایل ارائه پاورپوینت غالباً متشکل از تعداد زیادی تصاویر، تصاویر متحرک، ویدئوهای جاسازی شده، نمودارها، گراف‌ها و دیگر محتوای متنوع است. به همین علت اغلب حجم فایل‌های پاورپوینت بالا است. کاهش حجم فایل نرم افزار پاورپوینت کار ساده‌ای است، با این وجود خیلی ها برای آن وقت نمی‌گذارند. در این بخش می خواهیم چند روش مختلف برای انجام این کار به شما عزیزان آموزش دهیم.
کاهش حجم فایل پاورپوینت
فشرده کردن عکس ها در PowerPoint
در فایل پاورپوینت خود، روی تصویر دابل کلیک کنید تا تب Format در بالای صفحه باز شود. سپس بر روی دکمه Compress Pictures کلیک کنید. 
با این کار یک پنجره پاپ آپ باز می شود. گزینه Apply only to this picture را غیر فعال کنید. (تیک آن را بردارید) با این کار تغییرات روی همه تصاویر اعمال می شود. حال در قسمت Resolution گزینه E-mail (96 ppi) را (یا سایر کیفیت های مورد نظر) انتخاب کنید. در نهایت OK را بزنید تا همه تصاویر فشرده سازی شوند و حجم آن ها و در نتیجه حجم فایل پاورپوینت کاهش یابد.
حذف Edit Data
برای این کار در فایل پروژه خود روی تب File کلیک کنید. در صفحه باز شده گزینه Options را انتخاب کنید. در پنجره باز شده در سمت چپ روی Advanced کلیک کنید. سپس گزینه Discard editing data را فعال کنید. OK کنید. در نهایت فایل خود را مجدد ذخیره کنید تا داده های اضافی حذف شوند و حجم فایل شما کاهش یابد.
کاهش کیفیت رزولوشن
در روش قبل ، پس از فعال کردن گزینه Discard editing data، مقدار Default resolution را هم تغییر دهید. بهتر است از مقادیر کوچک مانند ۹۶ ppi استفاده کنید.
تغییر روش اضافه کردن عکس
اگر شما عکس ها را با استفاده از دکمه های Ctrl+C و Ctrl+V و یا کشیدن و رها کردن به پاورپوینت وارد کرده باشید، ممکن است فرمت آن ها به PNG یا BMP تغییر پیدا کرده باشد که حجیم تر از JPG هستند. به همین منظور برای درج تصویر، از دکمه Insert Image استفاده کنید.
لینک دادن به ویدیو
اگ در فایل پاورپوینت خود از ویدیو استفاده می کنید، و قصد ارسال فایل خود را برای شخص دیگری ندارید، برای اضافه کردن ویدیو به فایل روی تب Insert کلیک کرده و گزینه Video را انتخاب کنید. با لینک کردن ویدیو به جای اضافه کردن مستقیم آن، می توانید به اندازه حجم ویدیو، حجم فایل کاهش دهید.
