مجموعه نرم افزاری آفیس معمولا بر روی بیشتر سیستم های کامپیوتری نصب می باشد. نرم افزارهای موجود در این مجموعه از محبوبیت بالایی برخوردارند چرا که امکانات متنوعی داشته و بسیار حرفه ای می باشند. بسیاری از پرونده های مهم مالی و اداری با استفاده از نرم افزارهای آفیس ایجاد می شوند و این در حالی است که با وجود تعداد زیاد برنامه های جاسوسی، این اسناد مهم و حساس معمولاً بدون حفاظت رها می شوند. بنابراین در این بخش می خواهیم نحوه رمزگذاری روی فایل‌های آفیس را به شما آموزش دهیم.
رمزگذاری روی فایل‌های آفیس
ابتدا فایل مور نظر (ورد ، اکسل ، پاورپوینت و … ) را باز کنید. سپس روی منوی File در گوشه بالا و چپ صفحه کلیک کنید. در زبانه Info، روی دکمه Protect Document کلیک کرده و Encrypt with Password را انتخاب کنید. در مایکروسافت ورد این دکمه Protect Document اما در پاورپوینت Protect Presentation و در اکسل Protect Workbook نام دارد و در اکسس مستقیما گزینه Encrypt with Password موجود است. سایر مراحل در این برنامه‌ها مشابه است.
رمز مورد نظر را برای فایل مربوطه وارد کنید. بهتر است از یک رمز عبور قوی استفاده کنید چرا که رمزهای ساده به‌راحتی از سوی نرم‌افزارهای کرک حدس زده می‌شوند.
هشدار: اگر رمز را فراموش کنید دیگر قادر به دسترسی به فایل خود نخواهید بود. اکیدا پیشنهاد می‌شود رمز فایل‌های خود را در جایی امن و قابل دسترس ذخیره کنید.
هنگامی که فایل شما رمزگذاری شد با پیغام A password is required to open this document در صفحه Info روبه‌رو خواهید شد. دفعه بعدی که فایل را باز کنید، با پیام Enter password to open file روبه‌رو خواهید شد که تنها در صورت ورود رمز، دسترسی به فایل را مقدور می‌سازد.
اگر می خواهید رمزی که برای فایل گذاشته اید را حذف کنید، روی گزینه Protect Document کلیک کرده و دوباره گزینه Encrypt with Password را انتخاب کنید. به جای رمز چیزی ننویسید و OK را بزنید. آفیس رمز فایل شما را حذف خواهد کرد.
